Photo by fauxels: https://www.pexels.com/photo/group-of-people-gathered-around-wooden-table-3184360/
Poslovni sastanci i prezentacije jesu neizostavan deo funkcionisanja svake kompanije i predstavljaju korisne alatke pomoću kojih razmenjujemo ideje i međusobno komuniciramo. Između ostalog, pružaju priliku da unapredimo poslovanje i prodamo uslugu ili proizvod potencijalnom klijentu. Bez obzira da li se obraćate kolegama iz istog tima ili budućem saradniku, neophodno je da prezentacijom postignete željeni cilj i budete što konkretniji prilikom izlaganja. Određeni broj ljudi ima dozu nesigurnosti kada je u pitanju javno obraćanje, međutim, i ovo je veština koja se vremenom savlada.
Pročitajte nekoliko korisnih saveta koji vam mogu pomoći da se osećate sigurnije i na što upešniji način drugima predstavite vaše ideje, ciljeve i rezulate.
Nacrt i izrada plana prezentacije
Kako svaki poslovni korak zahteva pažljivo planiranje, tako i prezentaciju moramo unepred pripremiti. Podrazumeva se da ćemo uvek imati centralnu temu kojoj ćemo se najviše posvetiti, stoga je važno prezentaciju uobličiti i podeliti je na određene sekcije. Uglavnom je reč o klasičnoj podeli koja sadrži interesantan uvod koji će odmah privući pažnju prisutnih. Zatim sledi telo, odnosno razrada gde ćete navesti činjenice, priložiti grafički prikaz i istaći najvažnije tačke, a prezentaciju ćete sumirati zaključkom koji treba da ostavi jak utisak na slušaoce i pokrene ih na razmišljanje i dalje učešće u razgovoru. Pažljivom izradom nacrta ćete izbeći rizik da odlutate od teme i prezentaciju pretvorite u višesatnu priču bez kraja.
Oprema za izlaganje
Danas skoro svaka kompanija poseduje prostor koji je namenski opremljen i sadrži svu potrebnu opremu za što kvalitetniju realizaciju prezentacija. Sala za sastanke je najčešće izolovana od drugih kancelarija kako bi obezbedila potreban mir svim učesnicima. Računar, projektor, platno i ozvučenje deo su obavezne opreme za prezentacije, kao i tabla za pisanje na kojoj će se beležiti trenutne ideje i zaključi nastali tokom trajanja sastanka. Na raspolaganju treba da imate i potreban kancelarijski materijal, kako biste u svakom trenutku mogli da se fokusirate na prezentaciju i nesmetano komunicirate sa kolegama.
Dizajnom naglasite bitne stavke
Iako delatnost vaše kompanije možda nije umetnička, važno je imati u vidu da dobar dizajn može unaprediti svako izlaganje. Mada, ovaj segment opremanja prezentacije može biti mač sa dve oštrice, ukoliko se ne držite nekih osnovnih pravila kreiranja materijala. Naglašavanje određenih stavki možete uspešno izvesti upotrebom svetlih ili jarkih boja, ali važno je imati meru. Ipak ne želite da vaša prezentacija izgleda kao dečija slikovnica i pažnju posmatrača odvlači u pogrešnom smeru. Opredelite se za određeni font i nemojte kombinovati više različitih, jer time gubite na preglednosti. Izbegavajte upotrebu emotikona i obratite pažnju na formatiranje teksta. Danas je dostupno mnogo kvalitetnih onlajn programa koji vam mogu pomoću da kreirate efektivnu prezentaciju koristeći besplatan dizajn i fotografije.
Jak utisak na posmatrače
Jedan od ciljeva svake uspešne prezentacije jeste uključivanje prisutnih u razgovor na datu temu kojom ste se u izlaganju bavili. Nije lako kreirati završnicu nakon koje će prisutni napustiti sastanak puni utisaka i prethodno se uključiti u diskusiju. Neki od proverenih trikova kojima se možete poslužiti jesu emotivan video ili fotografija, kao i citat neke poznate ličnosti iz sveta biznisa. Dramskim pauzama uvek možete naglasiti određenu misao i navesti prisutne da porazmisle o temi koju želite da istaknete. Pitanja i dodatni komentari su najveća nagrada i pokazatelj da je vaše izlaganje postiglo svoju svrhu i pokrenulo slušaoce na razmišljanje.
Trajanje sastanka
Znamo da je vreme u biznis svetu najvrednija roba, stoga ćete pažljivo koncipirati vaše izlaganje i potruditi se da budete što konkretniji i jasniji. Ukoliko koristite prezentaciju, obratite pažnju na količinu teksta, jer on nekada može odvući pažnju prisutnih i postaviti njihov fokus na sam tekst, a ne na vas. Pojedinci smatraju da samo nekoliko reči po slajdu može da sumira ono što ćete u izlaganju detaljnije pojasniti. Ukoliko niste sigurni da li možete da ispratite vreme trajanja vašeg govora, uvek možete ispred sebe postaviti telefon i uključiti tajmer kako biste bili sigurni da niste previše odlutali od zadatog. Predugi sastanci umeju da budu zamorni za prisutne, a u tim trenucima se najlakše izgubi fokus, zbog čega kasnije ne ostavite željeni utisak na kolege ili klijente.
Organizacija svakog poslovanja se danas bazira na redovnom održavanju sastanaka, pri čemu se često služimo prezentacijom, kao praktičnim i korisnim vidom komuniciranja. Kako biste što efikasnije preneli vaše ideje i planove drugima, neohodno je adekvatno se pripremiti i poštovati određena pravila izlaganja, a kao ishod možete očekivati zadovoljne slušaoce i kvalitetnu razmenu ideja.